אגודה שיתופית (Cooperative) היא סוג של תאגיד, דהיינו חֶבֶר בני אדם המתאגדים יחד להשגת מטרה משותפת, והם בוחרים להקים אגודה שהינה ישוּת משפטית נפרדת, כלומר הזהות של התאגיד ובמקרה זה אגודה שיתופית שונה מזהות של החברים בו.
בשונה מתאגידים אחרים, האגודה השיתופית (להלן: "האגודה") היא תאגיד שנועד לרווחת חבריו והגדלת הרווחים בלבד אינה המטרה היחידה, בשונה מתאגיד מסוג חברה לדוגמא, היא גם אינה עמותה וכאשר נצבר באגודה רווח, רשאית היא לחלק אותו לחבריה או להשקיעו בפעילויות אחרות של האגודה.
בשונה מחברה שבה יש בעלי מניות ועובדים, חבריה של אגודה הם אנשים היכולים לעזור לעצמם ולקחת את האחריות לגורלם ולשיפור איכות חייהם ובעיקרון ההתאגדות של אגודה מבוססת על עקרונות של שוויון ולכן מדובר בתאגיד עם דמוקרטיה ישירה.
לכן יש חשיבות רבה לניהול תקין של האגודה ולתשומת לב לפרטים בו ורשימה זו באה להדגיש נקודות חשובות להתייחסות:
תקנון האגודה
לכל אגודה תקנון שהינו לפי הפסיקה חוזה בין האגודה לחבריה ובין החברים, בינם לבין עצמם. התקנון מחייב עדכון והתאמה אך יש חשיבות רבה להתנהל בתהליכי קבלת ההחלטות על פי התקנון הן בהחלטות הועד וועדת הביקורת והן בהחלטות האסיפה הכללית.
רוי להדגיש כי התקנון כפוף לתקנון ולפקודת האגודות השיתופיות ואינו יכול לסתור אותם.
פנקס החברים
פנקס חברי האגודה קובע מי רשאי להיות שותף בתהליכי קבלת ההחלטות, מי רשאי להיבחר למוסדותיה. בתקנון האגודה נקבעים תנאי הכשרות לחברות ויש לוודא כי בפנקס החברים, הרשומים בו עומדים בתנאי הכשרות. עדכון פנקס החברים והקפדה על נכונותו חשובה.
אסיפה כללית
באגודה אסיפה כללית היא הגוף העליון של התאגיד ובה נקבעת המדיניות של האגודה מעת, בה נבחרים חברי הועד וועדת הביקורת ובה נקבע גם תקציב האגודה בכל שנה. יש חשיבות כי ההשתתפות באסיפה תהיה רק של חברי האגודה, קרי אלו שעונים על תנאי הכשרות ורשומים בפנקס החברים. הזימון לאסיפה וסדר היום יתפרסם בהתאם לקבוע בתקנון האגודה.
ייפוי כוח
ייפוי כוח להשתתפות בשם חבר אגודה ניתנת בשני מצבים ובהם בלבד. חבר אגודה יכול ליפות את בן זוגו באסיפה הכללית ללא כל סיבה. במקרה השני יכול חבר אגודה ליפות חבר אחר באותה אגודה בלבד רק בעת שהייתו בחו"ל. מגבלה נוספת שחשוב לציינה היא שלא ניתן לאחוז ביותר משני ייפויי כוח.
ניהול מזכירות האגודה
בעידן המודרני יש לוודא כי מסמכי החברים סרוקים ומתויקים במקומם, כמו גם מסמכי האגודה האחרים הנוגעים לעסקיה. המזכירות צריכה להיות נגישה למשתמשייה הן במובן הפיזי והן בתוכנו.
שעבודים
האגודה מאז הקמתה, נאלצה לא פעם להזדקק לשעבודים לטובת גופים שונים. ברבים מהאגודות השעבודים שניתנו כבר אינם משמשים את ההלוואה שבגינה הם נלקחו, או לכל מטרה אחרת שהייתה במקור אך השעבודים בדרך כלל לא נמחקים מאליהם ויש לפעול למחיקתם.
הסכמים עם נותני שירותים
יש לוודא כי ההסכמים תקפים עם כל נותן שירות ושההסכם כולל את כל מרכיביו ומסמכיו. כך למשל כאשר בהסכם נקבע כי נותן השירות ימציא פוליסת ביטוח לטובת האגודה, יש לוודא כי באגודה קיים עותק של פוליסה כזו.
העסקת עובדים
על האגודה לחתום עם כל עובד על הסכם העסקה אישי הכולל את התנאים הסוציאליים ואת שעות העבודה, ימי החופש וכל פרט אחר. הסכם לא יכול להיות מנוגד לחוקי העבודה ויש לוודא כי הוא הוכן כנדרש.
דואר נכנס
האגודה מקבלת פניות מחבריה וכן פניות או תגובות מגופים חיצוניים שונים. חשוב לקבוע נוהל שבו חברי הועד יוכלו לעיין בחומר הנכנס ולהתייחס אליו בזמן אמת. עם כל הכבוד למזכיר, האחריות מוטלת על חברי הועד.
תקציב וניהול תקציב
כמו בכל שנה נדרשת האסיפה הכללית לאשר את תקציב האגודה על פי המלצת ועד האגודה. ניהול תקציב מחייב בחינה ובדיקה בכל רבעון של "דו"ח ביצוע תקציב", על מנת לוודא שהתקציב מנוצל לפי מטרתו ואם יש חריגה או דרישת תקציב שלא תוכננה, יש לקבל את אישור האסיפה לעדכון תקציב. כמובן שלא מדובר על שינויים מזעריים של אחוזים בודדים, אלא בשינוי המחייב תקציב נוסף.
מצבת חובות ומצב תזרים מזומנים
אחת לחודש לפחות יש לבדוק את מצגת החובות לאגודה ואת מצב תזרים המזומנים של האגודה ולהנחות את מזכיר האגודה לפעול בהתאם למצב.
ועדת ביקורת ותפקידה
לביקורת יש חשיבות רבה להבטיח ניהול תקין של האגודה אך אין היא באה להחליף את הועד בתהליכי קבלת החלטות, אלא רק לוודא שהמדיניות שמיישם ועד האגודה נעשית על פי התקנון, החלטות האסיפה הכללית במידה ונדרשות. חשוב שוועדת הביקורת תקבע לעצמה תכנית עבודה של יעדי עבודה ותפעל על פיהם.
הקמת ועדות וביזור סמכויות
ועד האגודה והאסיפה, כל אחד בנפרד רשאי להקים ועדות קבועות או זמניות לנושאים שונים. הקמת ועדות מאפשרות מעורבות גדולה יותר של חברים וביזור רב יותר של סמכויות. כך ניתן להקים ועדת קרקעות ומים, ועדה לתיקון ועדכון תקנון, ועדה לעדכון תכנית מתאר ויחידה שלישית, ועדה למיזמים עסקיים ועוד. חשוב לזכור כי הועדות הן גוף ממליץ לגוף הממנה.
היעזרות באנשי מקצוע
חברי ועד האגודה הם מתנדבים ולכן יש חשיבות להיעזר בגורמי מקצוע בתחומי העיסוק של הועד ובהם תחומי הביטוח, המשפט, הכלכלה, המיסוי ועוד.
שקיפות
למעט עניינים אישים של חברים, על האגודה לפרסם את החלטותיה לחבריה בכלים העומדים לרשותה. פרסום מידע לחברי האגודה הינו כלי חשוב למעורבות ולעדכון החברים.
לסיכום, אגודה הינה תאגיד המחייב את חבריו להתנהלות חוקית שבסיסה התקנון, תקנות האגודות השיתופיות והפקודה אך על הנהלת האגודה לוודא כי גם התנהלותה הכלכלית והארגונית נעשים באופן מקצועי. אנו עומדים לרשותכם בכל שאלה והבהרה במטרה להבטיח שניהול האגודה יעשה בצורה כלכלית ומקצועית.
